会议管理制度

2016-01-19  来自: 西安市机械工程学会 浏览次数:863

为进一步改进会风,提高会议质量和工作效率,制定本制度。

第一条  本制度所指会议主要包括:会员代表大会、理事会、常务理事会、理事长办公会议、学会工作会议、工作委员会会议、专业分会会议。

第二条  会员代表大会是本会的权力机构,也是本会规模较大的综合性会议。

(一)会议的主要职权包括:制定或修改学会章程、选举和罢免理事、审议理事会工作报告和财务报告、审议会费收缴标准及会费管理办法、举行学术活动和表彰奖励活动、决定其它重要事宜和终止事宜等。

(二)会员代表大会须有三分之二以上的会员代表出席方能召开,其决议须经到会代表半数以上表决通过方能生效。代表因特殊情况不能按时出席会议应提前向本会请假,并委派代表参加。

(三)会员代表大会每届四年,因特殊情况需提前或延期换届的,须经理事会(或常务理事会)表决通过,并报业务主管单位西安市科学技术协会审查并经和登记管理机关西安市民政厅民间组织管理局批准同意,延期换届一般不超过1年。

(四)代表在会员代表大会上有充分发表意见的权利和义务,有选举权和被选举权;在大会闭会期间,有执行大会决议、维护本会合法权益、反映会员诉求、对学会工作提出批评建议的权利和义务。

(五)代表有放弃代表资格的自由,应文字报告本会秘书处。代表换届或因退会、除名而被取消会籍者,其代表资格随之取消。

(六)大会闭会期间,如有三分之一以上代表要求召开会员代表大会且必须是会员代表大会的职权事项的,经理事会审议可召开临时会员代表大会,由常务理事会主持,讨论、表决相关事项。 

第三条  理事会是会员代表大会闭会期间的领导机构,在会员代表大会闭会期间,领导本会的日常工作,对会员代表大会负责。

(一)理事会每年召开一次,由理事长召集并主持召开,有特殊情况可临时增开或采取通讯方式召开,会议形成纪要分送各位理事。

(二)理事会议应有三分之二以上人员出席,方能召开;会议决议应有与会人员的三分之二以上表决通过方能生效。

(三)会议通知由理事长指令秘书处拟发,各参加会议者需于会前作好准备,并准时参加会议,因特殊情况不能按时出席会议的理事应提前向理事长或秘书长请假。请假获准后,理事方可委派安排替代者参加理事会议。

(四)理事会的主要职权包括:

1、执行会员代表大会的决议。

2、选举和罢免理事长、副理事长、秘书长。

3、筹备召开下一届会员代表大会。

4、向会员代表大会报告工作和财务状况。

5、决定设立办事机构、分支机构和经济实体。

6、决定副秘书长和各机构主要负责人的聘任。

7、制定本届理事会的工作方针和任务。

8、制定和修订本会章程和重要管理制度。

9、制订会费收缴标准及会费管理办法。

10、进行表彰和奖励。

第四条  常务理事会是理事会的常设机构,对理事会负责。常务理事会由理事会选举产生,人数一般不超过理事人数的三分之一。

(一)在理事会闭会期间行使理事会的职权,对理事会负责。

(二)常务理事会须有三分之二以上常务理事出席方能召开,其决议须有到会常务理事三分之二以上通过方能生效。因特殊情况不能按时出席会议者应提前向理事长请假,请假获准后,常务理事方可委派安排替代者参加常务理事会议。

(三)常务理事会议半年召开一次,由理事长召集并主持召开,特殊情况时,也可采用通信形式召开。会议形成纪要分送各位理事。

(四)常务理事会主要职权包括:

1、执行会员代表大会的决议。

2、筹备召开下一届会员代表大会。

3、向会员代表大会报告工作和财务状况。

4、决定设立办事机构、分支机构和经济实体。

5、决定副秘书长和各工作机构主要负责人的聘任。

6、制定本届理事会的工作方针和任务。

第五条  理事长办公会由理事长召集和主持。由理事长、常务副理事长、副理事长、秘书长参加。

(一)原则上理事长办公会须有三分之二以上成员参加方能召开,其决议须经到会三分之二以上人员表决通过方能生效。

(二)理事长办公会每年召开1-2次,必要时可提前、延期或增加。

(三)召开理事长办公会,原则上应提前一周发出通知。经理事长同意方可增加列席人员。

(四)理事长办公会对章程所规定的关于理事会、常务理事会职权范围内的重要议题,没有决定权,只有建议权。对职权范围以外的其他事项有决定权。

(五)因故不能到会,须正式请假。

第六条  学会工作会议由常务副理事长或秘书长召集和主持,由学会秘书长、副秘书长、分会理事长(副理事长)、秘书长(副秘书长)参加。

(一)学会工作会议每年召开1-2次,因故不能到会者,须正式请假,并委派代表。如即未参加会议又未委派代表参加会议,该分会参加评选的项目视为自动放弃。

(二)学会工作会议主要职权包括:年中阶段性小结或布置工作;年末总结工作;评选先进分会或优秀分会(两年一次);评选优秀论文;评选具有影响力的学会活动。

第七条  上述每次会议的文件会后整理归档,以备日后查询。

第八条  本制度由秘书处负责解释,自下发之日起执行。

第九条  工作委员会会议、专业分会会议参照以上相应学会会议规则执行。


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